Legalización de los libros de los empresarios

El pasado día 16 de febrero 2015, se publicó en el Boletín Oficial del Estado, la Instrucción de la Dirección General del Registro y del Notariado (“DGRN”) sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (“Ley de Emprendedores”).

El referido artículo 18 introdujo la obligación de cumplimentar los libros obligatorios de los empresarios en soporte electrónico y su legalización telemática, antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio. No obstante, al no existir un desarrollo reglamentario posterior de dicha norma, hasta la fecha, no existía un criterio unánime entre los distintos Registros Mercantiles sobre el momento de hacer efectiva dicha obligación.

Debido a los problemas prácticos y la inseguridad jurídica que lo anterior estaba suscitando, la DGRN acaba de publicar una Instrucción cuyo objeto es unificar los criterios en la materia, y cuyas principales disposiciones se destacan a continuación:

1. El sistema de legalización de los libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática será de aplicación a todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, para los ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la Ley de Emprendedores.

Ello supone que, para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013:

• No podrán legalizarse libros encuadernados o libros no encuadernados formados por hojas móviles, en blanco, para su posterior utilización.

• No será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo, no presentados telemáticamente.

2. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, negocios jurídicos de trasmisión de acciones o participaciones y actas correspondientes a ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Si se hubieran realizado transcripciones de un ejercicio posterior al citado, deberán trasladarse al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente. Se establece un procedimiento para el cierre de los libros (mediante certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia que se incorporará en el primer envío telemático y diligencia en el propio libro que se cierra).

3. Todas las actasde reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles relativas a los ejercicios comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013 deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentadas de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio social. En cuanto a los libros registro de socios o de acciones nominativas, una vez legalizado el libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

4. El empresario tiene la obligación de conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización, a efectos probatorios.

5. Sin perjuicio de lo anterior, en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación de los libros en formato electrónico, el Registrador permitirá la presentación en formato papel (no obstante, el Registro Mercantil nos ha informado verbalmente de que no aceptará libros en formato papel).

6. Por lo que respecta a los aspectos técnicos, señalar que:

• El soporte electrónico deberá cumplir con determinados requisitos de contenido y formato que se especifican en el Anexo que se adjunta a la Instrucción. El envío se realizará a través de la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores (en la web www.registradores.org).

• La información que se presente deberá disponer de un sistema de protección que garantice la no manipulación desde la creación del soporte y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil. La protección se realizará mediante la huella digital correspondiente a cada libro.

• Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros presentados a legalización deberán reunir los requisitos legalmente establecidos para la firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.

A pesar de que la redacción de la Instrucción plantea ciertas dudas, parece dejar claro que el primer ejercicio respecto al cual aplicará la obligación de cumplimentar los libros en soporte electrónico y su legalización telemática, es el cerrado a 31 de diciembre de 2014 (para todas aquellas sociedades cuyo ejercicio social coincida con el año natural). Por lo tanto, antes del 30 de abril de 2015, éstas deberán cumplir con la obligación de presentación de los libros obligatorios por vía telemática en la forma indicada en la Instrucción.